Política de tratamiento de datos personales

La ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE COACHING ONTOLÓGICO PROFESIONAL (ACCOP), identificada con NIT. 901.225.843-7, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá, Colombia, correo electrónico contacto@accop.org y teléfono (57) 300 363 9713 (en adelante, la “Asociación” o “ACCOP”), en su calidad de Responsable del Tratamiento, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

Los titulares de los datos personales, al proporcionar su información a través de nuestros canales físicos o digitales, aceptan los términos de esta política y autorizan de manera previa, expresa e informada el tratamiento de sus datos.

1. Tipos de Datos Personales que Recolectamos

ACCOP recolecta y almacena en sus bases de datos información de sus asociados, aliados, clientes, usuarios, colaboradores y proveedores. Los datos objeto de tratamiento incluyen:

• Asociados, coaches y usuarios: Nombre completo, número de identificación (C.C. o equivalente), profesión, nivel de acreditación o escuela de procedencia, teléfono fijo, teléfono celular, dirección física y de correo electrónico, enlaces a sitios web (URL) y usuarios de redes sociales.

• Proveedores y contratistas: Razón social o nombre, NIT o C.C., datos de contacto, certificaciones comerciales, información de cuenta bancaria y referencias comerciales o personales.

• Candidatos y empleados: Información relacionada con fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad, estado civil, sexo, experiencia laboral, historial académico y referencias personales.

⚠️ Tratamiento de datos sensibles y de Menores: ACCOP no condicionará ninguna actividad al suministro de datos sensibles (aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido pueda generar discriminación) ni de niños, niñas y adolescentes. En caso de requerirse su recolección (por ejemplo, registro fotográfico o audiovisual en eventos), el titular o su representante legal tendrá la facultad de abstenerse de responder o autorizar su tratamiento, el cual se realizará siempre respetando el interés superior del menor y sus derechos fundamentales.

2. Finalidades del tratamiento

La recolección y tratamiento de los datos personales por parte de la ACCOP tiene como propósito general el desarrollo de su objeto social como entidad sin ánimo de lucro. Específicamente, los datos serán utilizados para:

Gestión de la comunidad y acreditaciones

• Gestionar los procesos de inscripción, fidelización, acreditación de niveles de coaching y certificación de escuelas o empresas de formación.
• Mantener el registro actualizado de asociados y ejercer el control ético, estatutario, administrativo y disciplinario (sanciones, amonestaciones o exclusiones) de acuerdo con los reglamentos internos.
• Facilitar la creación de redes de contacto, alianzas e intercambio académico entre los miembros y entidades afines nacionales o internacionales.

Comunicación, mercadeo y eventos

• Enviar convocatorias, boletines e información por medios físicos o electrónicos (correo electrónico, SMS, herramientas de mensajería instantánea) sobre eventos, asambleas, capacitaciones y actividades organizadas por ACCOP o por terceros aliados.
• Realizar estudios de mercado, perfiles de usuario y prospección comercial para mejorar los servicios y beneficios ofrecidos a la comunidad de coaching.
• Difundir información publicitaria o comercial que promueva el desarrollo profesional de los asociados.

Gestión administrativa y operativa

• Administrar la relación comercial con proveedores, contratistas y aliados, incluyendo la gestión de pagos, facturación y reportes tributarios.
• Garantizar el registro de entrada, salida e histórico de la correspondencia física y digital de la Asociación.
• Realizar análisis estadísticos, históricos o científicos orientados al desarrollo y divulgación de la disciplina del coaching ontológico.

ACCOP no venderá ni cederá sus bases de datos a terceros. No obstante, podrá transmitir o transferir datos a proveedores tecnológicos, aliados estratégicos o autoridades competentes cuando sea estrictamente necesario para la ejecución de los servicios encomendados o en cumplimiento de obligaciones legales.

3. Vigencia y almacenamiento de la información

La información suministrada permanecerá almacenada por el término máximo necesario para permitir el cumplimiento de las finalidades descritas, así como para acatar las obligaciones legales, contractuales, contables, fiscales y tributarias a cargo de la Asociación, o durante el tiempo que subsista la personería jurídica de la entidad dada su naturaleza histórica y de registro de acreditaciones profesionales.

Presumimos la veracidad y autenticidad de la información suministrada por el Titular o sus autorizados, por lo que no asumimos la obligación de verificar su vigencia o suficiencia.

4. Seguridad de la información

La Asociación cuenta con medidas técnicas, humanas y administrativas de seguridad orientadas a proteger los datos personales contra el acceso no autorizado, la pérdida, adulteración o divulgación indebida.

Los terceros y contratistas que tengan acceso a datos personales por cuenta de ACCOP están obligados mediante acuerdos de confidencialidad y contratos de transmisión de datos a cumplir estrictamente con los estándares de seguridad y protección establecidos en la legislación colombiana.

5. Derechos de los titulares

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los datos personales tiene derecho a:

1. 1Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ACCOP.
2. 2Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Asociación, salvo las excepciones legales.
3. 3Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos.
4. 4Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley de protección de datos.
5. 5Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. 6Acceder de forma gratuita a sus datos personales recolectados.

6. Canales y Procedimientos para el Ejercicio de los Derechos (PQR)

Para ejercer sus derechos de conocimiento, actualización, rectificación o supresión, el Titular o sus causahabientes pueden dirigir su solicitud al Área de Comunicaciones, encargada del trámite de peticiones dentro de la Asociación, a través del correo electrónico: info@accop.org.

A. Procedimiento para Consultas

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Si no fuere posible resolverla en dicho plazo, se informarán los motivos de la demora al interesado, señalando la nueva fecha de atención, la cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

B. Procedimiento para Reclamos (Actualización, Rectificación o Supresión)

El reclamo debe contener la identificación del Titular, la descripción detallada de los hechos que lo motivan, la dirección de contacto y los documentos soporte.

• Si está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entenderá que desistió del trámite.
• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
• El término máximo para resolver el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción. Si no es posible atenderlo en este término, se informará al interesado antes del vencimiento, indicando los motivos y la fecha de resolución, que no superará los ocho (8) días hábiles posteriores al vencimiento del primer término.

7. Modificaciones y Vigencia

ACCOP se reserva el derecho de modificar esta Política de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento. Cualquier cambio sustancial será informado oportunamente a través de nuestro sitio web oficial.

La presente versión de la política fue actualizada y entra en vigencia a partir del nueve (9) de junio de 2026.